Registre des mandats : obligation légale et tenue conforme

Le registre des mandats, c’est quoi ?

Le registre des mandats est un document officiel dans lequel le professionnel de l’immobilier inscrit, dans l’ordre chronologique, l’ensemble des mandats qu’il reçoit de ses clients. Chaque mandat reçoit un numéro unique, attribué séquentiellement. Ce registre constitue la preuve que le professionnel dispose bien d’un mandat écrit pour chaque bien qu’il gère.

Pour une conciergerie mandataire, le registre recense tous les mandats de gestion locative signés avec les propriétaires dont elle gère les biens. Un registre bien tenu permet de savoir, à tout instant, combien de mandats sont en cours, quels biens sont gérés, et depuis quand.

Base légale

Article 65 du décret 72-678

L’article 65 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 impose à tout titulaire d’une carte professionnelle (carte G pour la gestion, carte T pour la transaction) de tenir un registre des mandats. Ce registre doit être conforme aux prescriptions du décret, sous peine de sanctions.

L’obligation est absolue : elle s’applique dès le premier mandat signé. Il n’existe pas de seuil minimum de mandats en dessous duquel le registre serait facultatif.

Articulation avec la loi Hoguet

L’article 6 de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 (loi Hoguet) conditionne le droit à rémunération du mandataire à l’existence d’un mandat écrit. Le registre des mandats est le mécanisme qui assure la traçabilité de ces mandats. Sans registre, le mandataire ne peut pas démontrer qu’il détient un mandat valide pour un bien donné.

Contenu obligatoire

Chaque inscription au registre doit comporter les informations suivantes :

Numéro d’ordre chronologique : numéro unique attribué séquentiellement. Le premier mandat inscrit porte le numéro 1, le deuxième le numéro 2, et ainsi de suite. La numérotation ne doit jamais être interrompue ni modifiée.
Date de signature du mandat : la date à laquelle le mandat a été signé par les deux parties.
Identité du mandant : nom, prénom et adresse du propriétaire qui confie la gestion du bien.
Objet du mandat : description sommaire du bien concerné (adresse, type de bien) et nature des opérations confiées (gestion locative saisonnière, gestion locative classique, etc.).
Durée du mandat : date de début et date de fin, ou durée avec indication des conditions de renouvellement.
Numéro du mandat : référence du mandat correspondant dans les archives du mandataire.

Le registre ne doit comporter ni ratures, ni surcharges, ni pages arrachées. Toute correction doit être faite par mention en marge, datée et signée.

Format papier ou numérique ?

Le registre papier

Historiquement, le registre des mandats est un document papier relié et coté (pages numérotées). Ce format est explicitement prévu par le décret 72-678. Il présente l’avantage d’être difficilement falsifiable (pas de modification possible sans trace visible) mais l’inconvénient d’être contraignant à maintenir, surtout pour les conciergeries qui signent de nombreux mandats.

Le registre numérique

La dématérialisation du registre des mandats est admise par la jurisprudence et par la pratique administrative, sous réserve de garantir l’intégrité des données. Concrètement, le registre numérique doit :

Attribuer un numéro chronologique automatique et non modifiable
Horodater chaque inscription
Empêcher la modification ou la suppression d’une inscription existante
Permettre l’édition et l’impression du registre complet à tout moment
Garantir la conservation des données pendant la durée légale (10 ans minimum)

Erreurs courantes

Numérotation discontinue

Des numéros manquants dans la séquence (passer du mandat 12 au mandat 14) constituent une anomalie qui sera relevée en cas de contrôle. Chaque numéro doit correspondre à un mandat, même si ce mandat a été résilié par la suite.

Inscription tardive

Le mandat doit être inscrit au registre au moment de sa signature, pas trois mois après. L’inscription tardive est une irrégularité.

Registre inexistant

Certaines conciergeries n’ont tout simplement pas de registre. C’est l’infraction la plus courante relevée par la DGCCRF lors de ses contrôles.

Registre non mis à jour

Le registre existe mais n’a pas été mis à jour depuis des mois. Les derniers mandats signés n’y figurent pas. C’est presque aussi grave que l’absence de registre.

Sanctions

Le défaut de tenue du registre des mandats est sanctionné à plusieurs niveaux :

Sanction pénale : l’exercice de l’activité sans respecter les obligations réglementaires expose aux sanctions prévues par l’article 14 de la loi n° 70-9 (6 mois d’emprisonnement, 7 500 euros d’amende).
Sanction administrative : la DGCCRF peut prononcer des amendes administratives. Les montants constatés varient de 1 500 à 15 000 euros selon la gravité du manquement.
Nullité des mandats : un mandat non inscrit au registre peut être considéré comme irrégulier, ce qui ouvre la voie à la contestation des commissions perçues par le mandataire.
Non-renouvellement de la carte G : la CCI vérifie la conformité de l’activité lors du renouvellement de la carte professionnelle. Un registre non conforme peut entraîner un refus de renouvellement.

Le registre des mandats dans Hoguest

Hoguest intègre un registre des mandats numérique conforme aux exigences du décret 72-678. Chaque mandat créé dans le logiciel est automatiquement inscrit au registre avec un numéro chronologique non modifiable et un horodatage. Le registre est consultable et exportable à tout moment, ce qui facilite la réponse en cas de contrôle.

Cette automatisation élimine les risques d’oubli d’inscription ou de numérotation discontinue. Voir les fonctionnalités de conformité ou demander une démonstration.